航空貨物の損害通知は14日以内、海上輸送は3日以内が原則です。
claim letterは、貨物損害を正式に通知し補償を請求するための文書です。通関業務従事者が作成する際は、以下の要素を必ず含める必要があります。
参考）Claim Letter For Damaged Goods
基本構成は、送信者情報（氏名・住所・連絡先）、受信者情報（運送会社名・保険会社名・住所）、日付、件名、本文、署名から成ります。件名には「Claim for Damaged Goods – Order #注文番号」のように具体的な識別情報を記載します。
参考）Sample Claim Letter for Damage…
本文では、まず貨物の詳細（商品名・数量・インボイス金額・船積日・輸送番号）を明記します。次に、損害発見の状況（受取日時・場所・開梱時の状態）を時系列で説明します。損害の具体的内容（破損箇所・程度・数量不足など）を客観的に記述し、可能な限り写真で証拠を示します。
参考）https://www.docformats.com/claim-letter-for-damaged-goods/
請求内容として、返金・交換・修理費用のいずれかを明確に要求します。保険会社への請求の場合は、保険証券番号と補償範囲を参照してください。最後に、添付書類のリストを列挙し、迅速な対応を丁寧に依頼する文言で締めくくります。
これが基本フォーマットです。
claim letterの信頼性は、添付する証拠書類の質で決まります。通関業務では以下の書類を揃える必要があります。
参考）クレームノーティスとは？ 海上コンテナ輸送事故時に重要！
必須書類として、B/L（船荷証券）またはAir Waybill（航空貨物運送状）のコピーが最重要です。
これは運送契約の証明となります。
インボイスとパッキングリストのコピーは、貨物の価値と内容を証明します。Arrival Noticeのコピーも、到着確認の証拠として有効です。
損害を証明する書類として、損傷箇所の明瞭な写真が不可欠です。デバンニングレポート（コンテナ開封記録）やボートノート（貨物受渡書）に、受取時の異状をリマーク（記載）してもらうことが重要です。これらがないと、運送会社は「引渡時に損害はなかった」と主張する可能性があります。
客観的評価のため、海事検定人（Surveyor）によるサーベイレポート（鑑定書）を取得すると説得力が増します。修理が必要な場合は、修理業者の見積書または請求書のコピーを添付します。保険請求の場合は、保険証券のコピーと損害額証明書も必要です。
書類は原本が理想的ですが、コピーでも受理されることが多いです。
claim letter提出には厳格な期限があり、これを逃すと補償を完全に失います。輸送モードごとに異なる規定を理解することが不可欠です。
参考）海上貨物のクレーム処理
海上輸送の場合、目視可能な損害は貨物受取後3日以内に書面で船会社に通知しなければなりません。これを怠ると、貨物は「損傷なく引き渡された」と推定されます。隠れた損害（開梱後に発見される損害）の場合でも、発見後速やかに通知が必要です。正式なクレーム（Official Claim）は、Hague-Visby Ruleでは引渡日から1年以内に提出する必要があります。この時効（Time Bar）を過ぎると請求権が消滅します。
参考）When is the deadline to file a…
航空輸送では、損害発見後直ちに、遅くとも貨物受取日から14日以内に通知が必要です。未着の場合は、Air Waybill発行日から120日以内に請求します。
参考）When is the deadline to file a…
トラック輸送（陸上輸送）では、配達時に記録した損害は配達日から60日以内に請求します。隠れた損害は配達後48時間以内に通知し、検査官の確認が必要です。未着・紛失の場合は、集荷日から90日以内が期限です。
小口貨物（Small Parcel）は、発送後14日以内に請求意思を通知し、28日以内に正式な請求を提出します。
期限厳守が補償の条件です。
通関業務従事者がclaim letterを作成する際、一般の荷主とは異なる専門的配慮が求められます。実務上の失敗を避けるためのポイントを説明します。
まず、予備クレーム（Claim Notice）と本クレーム（Final Claim）の2段階手続きを理解してください。予備クレームは、損害発見後すぐに「損害が発生した」という事実だけを簡潔に通知する書面です。
これにより期限内通知の証拠を確保します。
その後、サーベイレポートなど詳細な証拠を揃えてから、損害額を明記した本クレームを提出します。
損害額の算定では、客観性が重要です。単に「壊れた」だけでなく、「修理費用○○円」「再調達価格○○円」「商機損失○○円」など具体的数字を示します。この際、海事検定人の鑑定書があると第三者証明となり、交渉が有利に進みます。
通関業務では、荷主・運送会社・保険会社の三者が関わります。誰に対してどの書類を提出するか整理してください。運送会社への運送クレームと、保険会社への保険請求は別のプロセスです。保険請求は通常、保険会社や代理店を経由して行います。
デバンニングレポートやボートノートへのリマーク記入を現場で確認することが、後のクレーム成否を左右します。配送業者が「問題なし」と記録してしまうと、後から損害を主張しても認められにくくなります。
記録は正確に、即座に行動することですね。
実務で即使える英文claim letterのテンプレートを示します。通関業務では国際取引が多いため、英語での記載が標準です。
基本テンプレート構造
Your Address
City, Postal Code, Country
Date
Recipient Company Name
Claims Department
Recipient Address
City, Postal Code, Country
Subject: Claim for Damaged Goods – Shipment #Tracking Number / Invoice #Invoice Number
Dear Claims Officer's Name or "Claims Department",
I am writing to file a formal claim for damaged goods received under shipment number Tracking Number, delivered on Date of Delivery. The goods were shipped from Origin to Destination and covered by B/L Number or AWB Number.
Upon inspection at Time and Location, we discovered that specific description of damage. The damaged items include:
- Item 1: Description of damage
- Item 2: Description of damage
The total value of the damaged goods is Amount in currency. We request refund/replacement/repair compensation as per the terms of insurance policy number/contract.
Enclosed please find the following supporting documents:
1. Copy of Bill of Lading / Air Waybill
2. Copy of Commercial Invoice and Packing List
3. Photographs of damaged goods
4. Surveyor's Report (if applicable)
5. Delivery Receipt with noted damages
Please acknowledge receipt of this claim and advise on the next steps for processing. We look forward to your prompt response.
Sincerely,
Your Name
Your Title
Contact Information
テンプレートを状況に合わせて調整してください。
claim letter提出後、適切なフォローアップが補償実現の鍵となります。通関業務従事者として理解すべき手続きを説明します。
提出後まず、受領確認を必ず取ってください。メールで送付した場合は受信確認を、郵送の場合は配達証明を取得します。運送会社や保険会社から「クレーム受付番号」が発行されることが多いので、これを記録し以後の連絡に使用します。
参考）Insurance Claim Letter Format …
保険会社は通常、書類審査後に追加情報や調査を要求します。海事検定人（Surveyor）の派遣を依頼されることもあります。この調査には荷主・運送会社・保険会社の三者が立ち会うこともあり、事実確認の重要な機会です。調査官の質問には正確に答え、すべての証拠を提示してください。
査定期間は案件の複雑さにより異なりますが、通常30日から90日程度かかります。この間、定期的にステータスを確認し、必要な追加書類があれば速やかに提出します。日本の通関実務では、保険会社や代理店を経由して手続きを進めることが一般的です。
和解交渉が行われる場合もあります。損害額の認定や責任範囲について意見が分かれた際、双方が妥協点を探ります。通関業務従事者は、荷主の利益を代表しつつ、客観的証拠に基づいた合理的な主張を行うべきです。
承認されると、補償金の支払い方法（銀行振込・小切手など）と時期が通知されます。受領後、荷主への報告と精算を忘れずに行ってください。
不承認の場合、理由を確認し、追加証拠の提出や異議申し立ての可能性を検討します。法的措置が必要と判断される場合は、専門家への相談が推奨されます。
継続的なコミュニケーションが解決への道です。
通関業務では日常的に多数の貨物を扱うため、claim letter作成プロセスの効率化が重要です。
実務で使える工夫を紹介します。
標準化されたテンプレートを社内で整備しておくと作業時間を大幅に短縮できます。輸送モード別（海上・航空・陸上）、損害種類別（破損・水濡れ・紛失・数量不足）にテンプレートを用意し、必要箇所を埋めるだけで完成する形式が理想的です。
チェックリストの活用も有効です。「船積番号・船積日・受取日時・受取場所・アカウント番号・サプライヤー名・保険証券番号・運送会社名・貨物種類・損害種類・添付書類」など必要情報を列挙したチェックリストを用意し、漏れを防ぎます。
デジタル化による管理も検討してください。最近ではブロックチェーン技術を使った国際物流クレーム管理システムが開発されており、データの改ざん防止と処理速度向上が実現されています。従来の紙ベース管理では書類の紛失や偽造のリスクがありましたが、デジタル化により透明性と信頼性が向上します。
参考）https://www.mdpi.com/2071-1050/13/7/3710/pdf
写真撮影のルールも標準化すべきです。損傷箇所の全体像・拡大写真・パッケージの状態・ラベルや識別番号が読み取れる写真など、必要なアングルを定めておきます。スマートフォンのメタデータを活用すれば、撮影日時と位置情報も自動記録されます。
定期的なトレーニングで、現場スタッフがデバンニング時のリマーク記入の重要性を理解し、確実に実行できるようにします。この初動対応が後のクレーム成否を決めるためです。
過去の事例をデータベース化し、類似ケースの対応履歴を参照できるようにすると、判断の質が向上します。どの運送会社がどのような対応をしたか、どの保険会社がどの程度の期間で処理したかなどの情報は、将来の交渉に役立ちます。
効率化は正確性とスピードを両立させます。
