無料テンプレートは8割が計算式に不備がある
通関業務で使える見積書テンプレートは、登録不要で無料ダウンロードできるサイトが複数あります。Excel形式とWord形式の両方に対応しているサイトを選べば、社内の環境に合わせて使い分けられます。
代表的なサイトとして、ロボットペイメントが提供するテンプレート集があります。シンプルで標準的な見積書フォーマットを多数用意しており、実務ですぐに使えるのが特徴です。
THE BOARDのテンプレートサイトでは、源泉徴収・値引き欄・縦横レイアウト・英語版など、様々なシチュエーションに対応したフォーマットが揃っています。通関業務では海外取引も多いため、英語版テンプレートは重宝します。
参考）【登録不要・無料】見積書テンプレート(エクセル)、作成・書き…
Microsoftの公式サイトでも、社名ロゴを入れられる見積書テンプレートを無料配布しています。必要項目と金額を入力するだけで見積書が完成するため、初めて作成する方でも迷いません。
参考）見積書 - 無料テンプレート公開中 - 楽しもう Offic…
BizTemplateLabのテンプレートは、インボイス制度にも対応しています。2023年10月以降の取引では必須となる記載項目が最初から組み込まれているため、記入漏れの心配がありません。
参考）すぐに使える見積書テンプレート50選（Excel・スプレッド…
ロボットペイメントの見積書テンプレート一覧では、登録不要で多彩なExcelフォーマットをダウンロード可能
Excel形式のテンプレートは、数量・単価を入力すると請求金額を自動算出できる点が最大のメリットです。手動計算よりも計算ミスや端数処理の間違いを抑制できるため、通関業務のような正確性が求められる場面で重宝します。
参考）https://www.freee.co.jp/kb/template/quotaition/
しかし、入力ミスが発生しやすいというデメリットもあります。見積書は記入すべき項目が多く、手入力では記入漏れや内容の誤りが起こりやすくなります。実際に、数量や品目の組み合わせ、見積り条件を更新しないまま提出してしまうケースが多発しています。
参考）エクセルの見積書作成・管理は無駄が多い！ワークフローで見積り…
担当者が勝手に書式を変更できてしまう点も要注意です。最初は会社として定型のフォーマットがあっても、Excelで作成したものは簡単に書式を変えられるため、個々の我流見積書ができ上がることになります。上司のチェックや承認もなく見積書が提出されれば、間違いも発見できません。
参考）Excel見積の弊害｜見積書作成WEBシステム「Sales …
つまり便利な反面、管理が甘いとトラブルの温床になるということですね。
同じ顧客の別拠点や別部署にバラバラの条件で見積書を提出すると、顧客クレームとなることも少なくありません。顧客ごとに値入率や掛率が違う場合は特に注意が必要です。
Word形式のテンプレートは、詳細な説明文や特記事項を多く記載したい場面に適しています。通関業務では、輸送方法・納期・取引条件など、細かい条件を文章で補足する必要があるケースが多いためです。
参考）見積依頼書テンプレート【Excel/Word】無料ダウンロー…
見積依頼書を作成する際も、Word形式が便利です。宛先、差出人、日付などの基本情報をテキストとして入力し、商品名、型番、数量、単価などを表形式で整理できます。行の追加や削除も右クリックメニューで簡単に操作可能です。
ただし、Word形式には自動計算機能がないため、金額の合計は手動で計算する必要があります。計算ミスのリスクが高まるので、金額計算が複雑な見積書にはExcel形式を選ぶ方が無難です。
テンプレートを選ぶ際は、まずインボイス制度に対応しているか確認しましょう。2023年10月以降、消費税の仕入税額控除を受けるには、インボイス登録番号の記載が必要になりました。見積もりの段階でインボイス制度に対応していることを明らかにすれば、受注できる確率が上がる可能性があります。
参考）インボイス制度に対応した見積書の書き方・無料テンプレート
次に、必要な記載項目が揃っているか確認します。交付先である相手方の氏名または名称、自社の氏名又は名称及び登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額と適用税率、税率ごとに区分した消費税額が必要です。軽減税率対象品目がある場合は「※」などで明記する必要もあります。
最後に、見積番号・納期・見積有効期限・備考欄が含まれているかチェックしましょう。これらの項目があるとトラブルが少なくなります。通関業務では納期管理が厳格なため、見積有効期限の記載は特に重要です。
参考）ビジネスシーンで恥ずかしくない見積書テンプレート3種
通関業務で見積書を作成する際は、輸送費や輸出梱包費を正確に把握する必要があります。国際輸送会社や国際宅配便会社、梱包会社などから見積もりを取得し、その際にざっくりとしたスケジュールも一緒に押さえます。
参考）貿易実務が身についていますか
海外価格、輸送方法、通貨、支払い条件、納期などを決定してから見積書を作成・提出します。情報不足のまま見積もりを依頼すると、すべての条件を厳しめで想定して見積もりが作成されるため、どうしても高くなる傾向があります。
参考）https://mkc-net2.com/precautions-when-requesting-a-quote/
よくある情報不足のケースとして、全体量が分からない、荷姿がわからない、頻度がわからない、という状況があります。
これが原因ですね。
荷姿不明で数量もわからない場合や、倉庫に着荷してから細かい作業がたくさんある場合は、見積もり作成がスムーズに進みません。
資機材の輸送費には、梱包費用、保険料、通関手数料等が含まれます。また、資機材等の現地通関の際に必要な関税等も必ず計上する必要があります。原則として海上輸送を選びますが、精密機械等で空送が必要と認められる場合は例外です。
参考）302 Found
費用内訳の明細として、運賃、通関費、デバンニング費、配送費の詳細を明記しましょう。サービス範囲が「ドアtoドア」か「港to港」か、保険含有の確認も重要です。納期・スケジュールについては、提示納期の妥当性や遅延リスクも考慮します。
参考）https://logimeets.jp/column/import-quote-guide
パックロアの輸出実務入門ページでは、見積書作成の基本的な流れと周辺コストの確認方法を解説
インボイス制度では、消費税の適切な計算と申告が求められます。見積書には税抜金額と税込金額を明確に分けて記載する必要があります。これにより、消費税の額が正確に把握できるようになります。
参考）インボイス制度導入で見積書はこう変わる！ 見積書作成のポイン…
具体的には、税抜金額、消費税額、税込金額の各項目を明示的に記載する形式が必要です。インボイス登録番号を記載することで、後から証憑として使いやすくなります。買い手にとっては消費税の仕入額控除が受けられるかどうかも取引先を選ぶ判断材料となり得るため、見積もりの段階で明らかにすることが重要です。
見積書をインボイスとして使用することは可能ですが、一定の条件を満たす必要があります。インボイスに記載すべき事項をすべて記載しなければなりません。ただし、見積書だけをインボイスとして利用することは少なく、かなり特殊なケースと言えます。
一般的には見積書と納品書の記載をあわせてインボイスの要件を満たす方法が取られます。その場合でも、見積書のテンプレートで数量・単価・軽減税率対象を入力すると、消費税率別の小計と消費税額を自動で算出できる形式を選びましょう。
無料テンプレートをダウンロードしたら、まず計算式が正しく設定されているか確認しましょう。Excelの場合、各商品の明細の金額の合計と、見積合計に転記する部分に関数が設定されているはずです。
参考）見積書テンプレート （Excel無料）｜用途別・工事・業務委…
計算式のチェックポイントは3つあります。1つ目は、数量×単価で金額欄に正しく計算されるかです。2つ目は、全商品の小計が正確に合算されるかです。3つ目は、小計に消費税率を掛けた消費税額と、最終的な合計金額が正しく表示されるかです。
これだけは例外です。軽減税率対象品目がある場合、8%対象と10%対象で別々に小計・消費税額を計算する必要があります。テンプレートがこの仕様に対応しているか、必ず確認してください。
セルの数式を確認するには、該当セルを選択して数式バーを見ます。SUM関数やIF関数が使われている場合、参照範囲が正しいか注意深くチェックしましょう。テンプレートによっては、行を追加すると計算式が崩れるものもあります。
見積書を提出する前に、上司のチェックや承認プロセスを必ず通しましょう。個人判断で提出すると、間違いが発見できず大きなトラブルにつながります。特に通関業務では、納期や輸送条件の誤りが重大な損失を招く可能性があります。
価格が変わっている場合は、改めて見積書を作成し、更新価格で再度発注してもらいます。古い価格のまま契約を進めると、後から差額請求でもめる原因になります。見積有効期限を明記しておけば、このような混乱を防げます。
品質トラブルや納期遅延を避けるには、契約書の存在が重要です。前金100%であれば契約書を省略する取引もありますが、そうでない場合は書面の交わしが必要です。自社で用意した契約書を使えるように、あらかじめ準備しておきましょう。
見積書の属人管理を避けることも大切です。担当者が自分のPCだけで保管していると、不在時はもちろん、退職した場合にもきちんと引き継がれなければ行方不明となってしまいます。会社として責任を持った顧客対応ができません。クラウドストレージや共有フォルダで一元管理する仕組みを作りましょう。
登録不要でテンプレートを提供しているサイトは、利用者の手間を減らすことで普及を狙っています。会員登録が必要だと、メールアドレスやパスワードの管理が面倒で、利用をためらう人が多いためです。
無料提供の背景には、テンプレート配布を入り口にして、有料の見積・請求管理システムへの誘導を図る戦略があります。テンプレートを使ってみて不便を感じたユーザーが、クラウドサービスに興味を持つ流れを作っています。
厳しいところですね。テンプレートだけでは、見積もりから売上の見込みに自動反映させたり、インボイス制度対応の請求書と同時作成したりする機能は使えません。業務量が増えてくると、手作業での管理に限界を感じる場面が出てきます。
それでも、少量の見積書作成や、システム導入前の試用段階では、登録不要の無料テンプレートで十分対応できます。スマホでPDF作成できるツールもあるため、外出先での急な見積もり対応にも使えます。ただし、データは保存されないツールもあるので注意が必要です。
通関業務向けに見積書をカスタマイズする際は、まず輸送関連項目を追加しましょう。インコタームズ（FOB、CIF、EXWなど）、輸送手段（海上・航空）、コンテナサイズ、保険の有無といった項目を備考欄に記載するスペースを確保します。
通貨単位を複数対応にすることも重要です。海外取引では、米ドル、ユーロ、人民元など、円以外の通貨で見積もりを出す機会が多くなります。為替レートの適用日も明記しておくと、後々のトラブルを防げます。
関税・諸税の概算額を別項目として追加するのも有効です。資機材等の現地通関の際に必要な関税等を必ず計上する必要があるため、見積書の段階で明示しておけば顧客の理解が得られやすくなります。
納期については、船積み予定日、到着予定日、通関所要日数を分けて記載しましょう。通関業務では各工程のタイミングが重要なため、一括で「納期」とするよりも詳細に示す方が親切です。スケジュールがタイトな場合は、リスク要因も併記しておくと誤解を防げます。
Excel・Wordのテンプレートに限界を感じたら、見積書管理ツールの導入を検討しましょう。クラウドで作成してすぐに送付可能、見積もりから売上の見込みに自動反映、といった機能が使えるようになります。
参考）【Excel/Word】無料の見積書テンプレート・フォーマッ…
代表的な見積書管理ツールとして、Stock、freee、MakeLeapsなどがあります。Stockはフリープランが無料で、ビジネスプランは500円/ユーザー/月から利用できます。
最低ご利用人数は5ユーザーからです。
これは使えそうです。見積書をexcel管理にすると簡便にできているように感じますが、外出時に対応できない、複数人での同時編集ができない、といった問題があります。クラウドツールなら、これらの課題を一気に解決できます。
ただし、ツール導入にはコストがかかります。月額料金やユーザー数による課金があるため、見積書の作成頻度が少ない場合は、無料テンプレートで十分かもしれません。
業務量と予算を天秤にかけて判断しましょう。
無料テンプレートを活用すると、見積書作成時間を大幅に削減できます。ゼロから書式を考える必要がなく、必要項目をもれなく記載できるため、効率的に作成できます。
計算ミスの削減効果も見逃せません。数量・単価を入力すると請求金額を自動で算出できるため、手動の計算よりも計算ミスや端数処理の間違いを抑制できます。通関業務のように金額の正確性が求められる場面では、この機能が大きな安心材料になります。
参考）https://www.freee.co.jp/kb/template/quotaition/template-2/
社内での書式統一も図れます。全員が同じテンプレートを使うことで、見積書の体裁がバラバラになるのを防げます。顧客から見ても、毎回同じフォーマットで届く見積書の方が信頼感があります。
最大のメリットはコストゼロで始められることです。システム導入や有料ツールの契約前に、まず無料テンプレートで業務フローを整えることができます。使い勝手を試してから、本格的なツール導入を検討すれば失敗のリスクを減らせます。
