通関委任状フォーマットの書き方と保存義務を徹底解説

通関委任状フォーマットの基本と実務で押さえるべき注意点

「委任状に法定フォーマットはなく、自社書式でも有効ですが、書き方を誤ると通関業者が行政処分を受けることがあります。」

通関委任状のフォーマットと法的根拠：通関業法第22条の正確な理解

通関委任状とは、輸出入者（依頼者）が通関業者に対して「あなたに通関業務を代行させます」と委任したことを証明する書類です。「委任状は必ず通関業者が用意した書式でないといけない」と思い込んでいる人もいますが、実態は異なります。

法律上、通関委任状の様式は特に指定されていません。これが基本です。通関業法第22条第1項は、通関業者が「依頼者から依頼を受けたことを証する書類」を保存しなければならないとしており、その書式を特定していません。つまり、自社で作った書式でも、通関業者の書式でも、法的要件を満たしていれば有効ということです。

ただし、書類として機能するためには、最低限の要素が揃っている必要があります。具体的には下記の項目が含まれていることが求められます。

• 📝 委任者の情報：会社名（または個人名）、住所、代表者名




• 📌 受任者（通関業者）の名称




• 📦 委任する業務の範囲：通関業法第2条第1号の通関業務、第7条の関連業務




• 📅 委任日・有効期限（省略可の場合もあるが推奨）




• 🖊️ 委任者の署名または記名

「記載すべき法的根拠の条文を明示しておくとより確実です」と、業界団体もアドバイスしています。通関業法第2条第1号（通関業務）と第7条（関連業務）の両方を委任範囲に含めておくことで、通関手続き全体をカバーできます。

委任業務の範囲が明確でないと、通関業者が特定の手続きを代行できず、荷物が保税地域で止まってしまうリスクがあります。これは時間的・金銭的なロスに直結します。

ジェトロ「通関業者に通関業務を委託する際の注意点（日本）」：委任状の様式、業務範囲、通関業者の選定方法について詳しく解説されています。

通関委任状フォーマットの書き方と記入例：輸出・輸入別の違い

輸出用と輸入用で委任状を分けて作成するケースが一般的ですが、実務上は「輸出入に関するすべての業務を委任する」という包括形式が使われることも多くあります。どちらが正しいという話ではなく、取引の実態に合わせて選ぶことが重要です。

各書式に共通する基本的な文言は以下のようなものです。

項目	記載内容の例
委任者	株式会社○○ 代表取締役 ○○ ○○
受任者	○○通関株式会社 御中
委任業務①	通関業法第2条第1号に規定する通関業務
委任業務②	通関業法第7条に規定する関連業務
有効期限	発効日より2年間（以降1年ごとに自動延長）
委任日	令和○年○月○日

有効期限については「2年間として、その後1年ごとに自動延長する」というフォーマットが業界では広く採用されています。これは実務上の継続的な取引を前提にした合理的な設計です。

一方、1回きりの取引や特定案件だけに絞って委任したい場合は、貨物番号や船名・B/L番号を記載した「都度委任状」を作ることも可能です。都度委任状は「1案件1枚」が基本です。

特に初めて取引する荷主に対しては、包括委任状の提出を依頼するほうが後々の手間を省けます。包括委任状を1枚得ておけば、以後の都度手続きが不要になるからです。これは使えそうです。

日本郵便が輸出・輸入それぞれの委任状フォーマットをダウンロード提供しており、実務の参考になります。

日本郵便「通関委任状のダウンロード」：輸出・輸入それぞれの通関委任状フォーマットが公式PDFでダウンロードできます。書き方の参考にも最適です。

通関委任状フォーマットと押印廃止：2021年法改正で変わった実務対応

「押印がないと委任状は無効になる」と思っていませんか？ 実は、2021年9月1日より通関業法の押印に関する規定が廃止されました。

令和2年12月28日に財務省関税局・税関が公表した通達により、税関へ提出する書類への押印が順次廃止されています。さらに令和3年9月1日からは、通関業法における押印規定そのものが廃止されました。つまり、現在の通関委任状には押印は原則不要ということです。

これは行政のデジタル化推進の一環で、国の政策として進んでいます。押印廃止で、在宅勤務中の担当者がわざわざ出社して押印する必要がなくなり、業務効率が大幅に上がったという声も現場では聞かれます。

ただし、注意すべき点があります。

• ⚠️ 一部の書式では依然として押印を求めるケースがある（通関業者の社内規定による）




• 📁 旧様式（印欄がある書式）のまま押印して提出しても引き続き受理される




• 🌍 海外向け委任状（英文POA）は相手国の商慣習に従う必要がある

押印廃止は「税関への提出書類」に関するものです。通関業者が社内管理のために求める押印は、法律の範囲外で通関業者ごとに異なります。要確認が条件です。

英文の委任状（Power of Attorney）については、日本の押印廃止の影響は受けません。相手国の法律・慣習によっては、原本へのサイン（手書き署名）が必要となるケースがあり、PDF送付だけでは認められない国も存在します。

税関（財務省関税局）「税関手続に係る押印等の廃止等について」：押印廃止の経緯と廃止された様式一覧が確認できます。実務担当者は必ず目を通しておきたいページです。

通関委任状フォーマットの保存義務と管理ミスが招くリスク：3年間の根拠

委任状は受け取ったら終わりではありません。通関業法施行令第8条第3項は、委任状を含む通関業務関係書類を「作成の日後3年間保存しなければならない」と明示しています。

3年間というのは感覚的に「長い」と思うかもしれませんが、税関の事後調査は通常3〜5年のサイクルで行われることが多く、この保存義務はその調査に備えるためのものでもあります。調査時に「委任状が見当たらない」「古い取引先の書類が廃棄されていた」という状態になると、行政指導や場合によっては通関業の許可取り消しリスクにもつながります。

痛いですね。特に、長年付き合いのある取引先については委任状が紛失・未取得のまま業務が続いているケースが実務上は少なくありません。東京税関の業務部首席通関業監督官もリーフレットで「長年の付き合いだから昔に取ったはずという認識で管理が甘くなるケースが見られる」と警告しています。

管理上の注意点をまとめると、以下のとおりです。

• 🗂️ 有効期限が切れた委任状は再取得が必要（有効期限を設けている場合）




• 💾 電子データ（PDF等）での保存も認められている




• 🔄 社名変更・合併が行われた場合は新たな委任状が必要




• 📊 フォワーダーへの委任とは別に、復代理人（通関業者）への委任関係を証する書類も別途保存が必要

最後の点は実務でも見落とされやすいポイントです。輸出入者 → フォワーダー（代理人）→ 通関業者（復代理人）という構造になっている場合、通関業者はフォワーダーから発行された委任状では不十分で、輸出入者からの委任関係が分かる書類まで揃えておく必要があります。つまり書類は複数必要です。

東京税関「委任状等取得していますか？」：税関が発行している実務向けリーフレット。フォワーダーと通関業者の委任関係の整理方法が図入りで解説されています。

通関委任状フォーマットの英語版（POA）：海外取引で使えるテンプレートと注意点

国際取引では、日本語の委任状だけでなく英語の委任状（Power of Attorney、略称POA）が必要になる場面があります。特に、DDP（関税込み渡し）やDDU条件の取引では、輸入側の国で通関業者に業務を委任するためのPOAが不可欠です。

英文POAのフォーマットは、以下の構成が一般的です。

• 📋 The undersigned（委任者の会社名・氏名・役職）




• 🏢 hereby gives authority to（受任者の会社名・担当者名）




• 📌 委任する業務内容（輸出入通関一切の権限など）




• 📅 有効期間（例：「effective for one year from the date above」）




• 🖊️ 署名（Signature、手書きが基本）

英文委任状で特に気をつけたいのが「白紙委任状」のリスクです。受任者名や委任業務を空欄にしたままにすると、どのような業者に対してもどのような権限でも行使できる状態になってしまいます。これは法的に非常に危険です。

また、クーリエ（DHL・FedEx・UPS等）を利用した国際輸送の場合、各社が独自のPOA書式を用意しており、自社で作ったフォームは受け付けてもらえないケースがあります。クーリエ各社のウェブサイトから専用フォームをダウンロードして使うことが実務上の正解です。これが基本です。

グループ会社間の取引であっても、形式上は委任関係が必要であることを見落とすケースもあります。例えばDDP条件で輸入側グループ会社の国で無断で通関業者を変えてしまうと、POAがなく通関が止まってしまうことがあります。関係者間で事前に確認しておくことが重要です。

とい市（toishi.info）「PoAのテンプレートとフォーマット」：通関業務の委任状、原産地証明書の委任状など、貿易で使う英文POAのフォーマットとサンプルが複数掲載されています。