シッピングインストラクション フォーマットの書き方と注意点完全解説

シッピングインストラクション フォーマットの基本から実務注意点まで

S/Iのフォーマットに「決まった様式」はない。それが、実はミスを生む最大の落とし穴です。

シッピングインストラクション（S/I）とは何か：B/Lとの関係

シッピングインストラクション（Shipping Instruction、以下S/I）とは、輸出者が通関業者やフォワーダーに対して通関手続きおよび船積み手続きを依頼するための書類です。日本語では「船積依頼書」または「船積指示書」とも呼ばれ、貿易実務の現場では「S/I」という略称が最も広く使われています。

この書類が重要な理由は、船会社や航空会社が発行するB/L（Bill of Lading：船荷証券）やWaybill（貨物運送状）に記載される情報の「元ネタ」になるからです。つまり、S/Iに書いた内容がそのままB/Lに転記されます。B/Lは有価証券であり、現金と同等の価値を持つ書類です。その元となるS/Iがいかに重要かが、ここから理解できます。

実務の流れを整理すると、輸出者はフォワーダーへS/Iをインボイスおよびパッキングリストとともに提出します。フォワーダーはその内容を受け取り、船会社と連携してB/Lを作成します。通関業者側の視点では、このS/Iを受領した時点から輸出通関申告の準備が始まります。書類が揃っていなければ、手続き全体がストップしてしまいます。

つまりS/Iは「起点となる書類」です。

なお、S/Iを作成するのは原則として輸出者ですが、輸出者の依頼を受けたフォワーダーが代わりに作成するケースも実務では珍しくありません。どちらが作成するかは、輸出者とフォワーダーとの間の取り決めによります。

パソナ「シゴ・ラボ」：シッピングインストラクションの役割と主要記載項目を詳しく解説

シッピングインストラクション フォーマットの主要記載項目：書き方ガイド

S/Iには法律で定められた統一フォーマットはありません。これは意外に感じられるかもしれませんが、企業やフォワーダーごとに自社フォーマットを用いるのが実態です。ただし、記載すべき主要項目はほぼ共通しています。以下にその一覧を整理します。

| 項目名（英語） | 内容 |
|---|---|
| Shipper（荷送人） | 輸出者の正式名称・住所 |
| Consignee（荷受人） | B/Lに記載する荷受人情報。指図式の場合は「To Order」 |
| Notify Party（着荷通知先） | 貨物到着時の通知先。指図式B/Lでは輸入者名を記載 |
| Vessel / Voyage No.（船名・航海番号） | 積み込む船の情報 |
| Port of Loading（船積港） | 貨物を積み込む港 |
| Port of Discharge（荷揚港） | 貨物を降ろす港 |
| Booking No.（船腹予約番号） | 船会社との予約番号 |
| Description of Goods（商品明細） | 品目名・数量・重量・梱包状態・シッピングマーク |
| Freight（運賃支払い） | PrepaidまたはCollectを選択 |
| Number of Original B/L | オリジナルB/Lの発行部数 |

記載内容が多く感じるかもしれませんが、要点は3点に絞られます。「誰が送るか・誰に送るか（Shipper/Consignee/Notify）」「どこからどこへ（Port of Loading/Discharge）」「何を・どのように（商品明細・運賃条件）」です。この3点が原則です。

特に注意が必要なのが「Consignee」欄です。信用状取引（L/C取引）で使われる「指図式B/L」の場合、ConsigneeはTo Order（または"To order of shipper"）と記載します。このとき、実際の輸入者の情報はNotify Party欄に記載するというルールがあります。記名式のSea Waybill・Air Waybillとは書き方が異なるため、取引形態によって書き分けが必要です。

また運賃支払いの「Prepaid/Collect」欄は、インコタームズ（貿易条件）によって決まります。たとえばCIF・CIPなど輸出者が運賃を負担する条件はPrepaid、FOB・EXWなど輸入者が運賃を負担する条件はCollectを選択します。この選択を誤ると、運賃の二重請求や請求トラブルが発生します。インコタームズとの整合性は必ず確認です。

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シッピングインストラクションの記載ミスが引き起こすB/L訂正とデマレージリスク

S/Iの記載ミスが「後で直せばいい」という話ではないことを、現場を知っている人なら肌感覚で理解しているはずです。しかし、その損害の具体的な規模を正確に把握している人は意外と少ないかもしれません。

S/Iの誤記はそのままB/Lに転記されます。B/L発行後に誤りが発覚した場合、船会社またはフォワーダーに訂正B/L（Corrected B/L）の発行を依頼しなければなりません。ほとんどの船会社でこの訂正作業には費用が発生します。具体的には、1件あたり数千円から数万円規模のB/L訂正料が請求されるケースが報告されています。コンテナ本数が多いシップメントでは、その費用が積み重なります。痛いですね。

さらに深刻なのが、B/Lの訂正に時間がかかっている間に発生するデマレージ（Demurrage：コンテナヤードの超過保管料）です。港では無料で貨物を保管できる「フリータイム」があり、一般に3〜5日程度です。B/L訂正が完了しなければ荷受人は貨物を引き取れません。フリータイムが切れると1日あたりのデマレージが発生し始め、コンテナ1本単位でカウントされます。複数コンテナのシップメントではあっという間に数十万円規模の請求になります。

L/C取引（信用状取引）の場合は、さらに問題が複雑になります。S/IのミスがB/Lに反映されてしまうと、B/Lの記載内容がL/C条件と一致しない「ディスクレパンシー（Discrepancy）」が発生します。ディスクレがあると、銀行は書類の買取を拒否します。輸出者は貨物を発送しているにもかかわらず、代金を回収できないリスクがあります。これはS/Iの一文字のミスが、取引代金全額の受取不能につながりうることを意味します。

B/Lの記載ミス対策として最も効果的なのが「ドラフトB/Lの確認」です。船会社やフォワーダーから送られてくるドラフトB/Lを、S/Iおよびインボイスやパッキングリストとともに突き合わせてダブルチェックします。この一手間が、後続のトラブルをほぼ確実に防ぎます。確認が条件です。

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SI Cut-offとACL送信：フォーマット完成後の提出タイミングと電子化の実態

S/Iのフォーマットを正しく作成できても、提出タイミングを誤れば貨物は船に載りません。これが実務でよく起きる「シャットアウト」です。

S/Iには「SI Cut-off」と呼ばれる提出締め切り期限があります。これはフォワーダーへのS/I提出期限であり、CYカット（コンテナヤードへの搬入締め切り）よりも早く設定されることが多いです。具体的には、本船出港の2〜3営業日前に設定されているケースが標準的です。この期限までにS/Iが提出されていないと、フォワーダーは通関手続きを開始できず、当該便への積み込みが物理的に不可能になります。次の便まで貨物が留め置かれると、バイヤーへの納期遅れが確定します。

現在の実務では、S/Iの内容をACL（Automated Cargo List：自動化貨物リスト）という電子データ形式でフォワーダーから船会社へ送信するのが主流となっています。かつては船会社ごとに異なる紙のフォーマット（ドックレシート、いわゆるDock Receipt）にタイプアップして書類を差し入れていましたが、現在はACLデータから船会社が直接B/Lを作成する仕組みに移行しています。つまり、電子化が基本です。

ただし、電子化されたからといって確認作業が不要になるわけではありません。ACLデータの送信後にも、フォワーダーからドラフトB/Lを受け取って記載内容を確認するプロセスは今も変わらず重要です。電子化によってスピードが上がった分、確認の時間的猶予が逆に短くなっているという側面もあります。

また、航空輸送の場合はAir Shipping Instructionという形式が使われ、AWB（Air Waybill：航空貨物運送状）の作成指示書として機能します。MOLロジスティクスグループなど多くの大手フォワーダーは独自のExcelフォーマットを提供しており、輸出者はそれをダウンロードして使用するスタイルが一般的です。海上・航空ともにフォワーダー指定フォーマットを事前に入手しておくと、書類作成のやり直しが大幅に減ります。これは使えそうです。

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通関業務でS/Iを効率化する：属人化を防ぐテンプレート設計と貿易ソフトの活用

S/Iを毎回ゼロから作成している、あるいはExcelのテンプレートが複雑すぎて担当者しか触れない——そういった状況は、通関業務の現場では珍しくありません。しかしこの「属人化」は、担当者が不在になった瞬間に深刻なリスクとなります。

Excelでテンプレートを自作する場合、誤記防止のためにリストメニューやマクロを活用することは非常に効果的です。たとえば「Freight Prepaid / Collect」の選択をドロップダウンリストで制御すれば、入力ミスをほぼゼロにできます。同様に、シッパー名や荷受人情報を参照シートから自動引用する設計にすれば、コピー&ペーストのヒューマンエラーを大幅に削減できます。

一方で、Excelテンプレートが高機能になればなるほど「作った人しか直せない」状態になりがちです。これが「テンプレートの複雑化」と「属人化」という2大デメリットです。担当者の退職・異動があると、誰も中身を触れないレガシーファイルになってしまいます。

属人化リスクを根本から解決したい場合は、貿易管理専用ソフトウェアの導入が選択肢として挙がります。たとえばサンプランソフトの「TRADINGシリーズ」のような貿易管理システムでは、Booking・InvoiceなどのデータからS/Iを自動生成できる機能が搭載されており、手動入力を最小限に抑えられます。導入時のサポートも含まれるため、自社でのメンテナンス負担がなくなる点が大きなメリットです。

また、S/Iと合わせてInvoice・Packing Listの記載内容との整合性チェックを習慣化することも重要です。3つの書類で品目名・数量・重量・インボイス番号に食い違いがあると、税関での審査が長引いたり、フォワーダーから差し戻しが発生したりします。整合性の確認が基本です。

実務では「S/Iを輸入者にメールで確認を取ってから通関業者に差し入れる」というプロセスを標準化しているケースもあります。輸入者が特定の情報（Notify Partyの通関業者名や、B/Lへの特記事項）を指定している場合は特に重要です。輸入者の確認を取った後、通関業者へ最終提出する流れを社内フローとして明文化しておくと、ミスの発生を組織レベルで抑制できます。

サンプランソフト：S/Iのテンプレート活用と貿易ソフトによる自動作成のメリットを解説

通関業従事者だけが知っておくべきS/I記載の盲点：To Order・Notify・ATTACHED SHEETの落とし穴

通関業務の現場で積み重ねた経験がある人でも、見落としがちなS/Iの記載ポイントがあります。ここでは、検索上位記事では触れられていない実務的な盲点を3点に絞って紹介します。

① 指図式B/Lにおける「Consignee」欄の記載ミス

信用状取引で指図式B/L（Order B/L）を使う場合、ConsigneeはTo Orderと記載するのが正しいですが、誤って輸入者名をそのまま記入してしまうケースが後を絶ちません。Consigneeを特定の社名で記載すると記名式B/Lになり、B/Lを流通させた決済上の機能が変わります。L/C条件に「指図式B/L」が指定されている場合、この誤記は即ディスクレパンシーになります。どういうことでしょうか？ 具体的には、銀行が書類の買取を拒否するため、輸出者は代金を受け取れないという事態が発生します。

② Notify Partyへの輸入地フォワーダー情報の記載

Notify Partyは「貨物到着を誰に連絡するか」を指定する欄です。特に指定がない場合は"SAME AS CONSIGNEE"と記載するのが一般的ですが、輸入者が輸入通関を別のフォワーダーに依頼している場合は、そのフォワーダー名・住所をNotify Partyに記載する必要があります。ここを誤ると、貨物が輸入地の港に着いても通知が届かず、引き取り手続きが遅れます。

③ 商品明細が多い場合の「ATTACHED SHEET」活用

B/L本体に記載しきれない量の商品明細がある場合、B/L欄に"DETAILS AS PER ATTACHED SHEET"と記載し、別紙（ATTACHED SHEET）をB/Lに添付する方法があります。この方式は中古自動車の輸出や、部品類のLCL輸送でよく使われます。ただし、ATTACHED SHEETとS/Iの内容に食い違いがあると、後で修正が必要になります。ATTACHED SHEETとS/Iの整合性確認が条件です。

これら3点は、日々の業務でルーティン化しているからこそ見落としやすいポイントです。チェックリスト形式で社内共有しておくと、経験の浅いスタッフでも同水準のS/I品質を保てます。

| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| ① B/LタイプとConsignee | 指図式→To Order、記名式→輸入者名 |
| ② Notify Party | 輸入地フォワーダーが別の場合は必ず記載 |
| ③ Freight条件 | インコタームズとPrepaid/Collectが一致しているか |
| ④ 商品明細 | InvoiceおよびPacking Listと数量・重量が一致しているか |
| ⑤ ATTACHED SHEET | 使用する場合、S/Iとの記載内容が完全一致しているか |
| ⑥ SI Cut-off | フォワーダー指定の提出期限を確認済みか |

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