実地検査と技能実習の対応を通関業従事者が押さえる要点

実地検査と技能実習：通関業従事者が知るべき対応の全体像

パスポートを"善意で預かっている"だけで認定取消になる場合があります。

実地検査とは：技能実習制度における実地検査の仕組みと目的

外国人技能実習機構（以下「OTIT」）が行う実地検査は、技能実習法第14条に根拠を持つ公的な検査です。監理団体や実習実施者に対し、技能実習が法令や認定計画に沿って適正に実施されているかどうかを確認するために、OTITの職員が直接事業所に訪問します。これは書類審査だけで終わるものではありません。

実地検査は大きく「定期検査」と「臨時検査」の2種類に分かれます。定期検査は監理団体に対して年1回、実習実施者（受入れ企業）に対しては3年に1回を原則として実施されます。一方、臨時検査は技能実習生からの申告や各種情報提供をきっかけに、随時・抜き打ちで行われます。つまり、「3年に1回だから大丈夫」と思って油断していると、臨時検査で突然訪問を受ける可能性もあります。これは意外ですね。

実際、実地検査のタイミングには一定のパターンがあります。監理団体の事業報告が秋頃に集まることから、10月前後から実地検査が本格化するとされています。ただし春夏に全く行われないわけではなく、優良な監理団体や逆に問題が疑われる監理団体は時期を問わず検査対象になり得ます。いつ来ても問題ないよう、常時体制を整えておくことが原則です。

実地検査で確認される主な内容は以下の通りです。

- 当日の作業・実習状況（現場確認）
- 帳簿書類の確認（技能実習生管理簿、認定計画の履行状況に係る管理簿、技能実習日誌など）
- 技能実習生本人・技能実習責任者・技能実習指導員へのヒアリング
- 宿泊施設など生活環境の状況確認

通関業務に関わる実習実施者の場合、検査当日の作業内容が技能実習計画に記載された内容と一致しているかが特に重点的に確認されます。輸入貨物の検査補助など、許容される関連業務の範囲を超えた作業をさせていた場合は、即座に指摘対象になります。

外国人技能実習機構（OTIT）公式：機構が行う実地検査の概要

実地検査で重点確認される帳簿書類：技能実習の記録管理の実態

実地検査で最も多く指摘を受けているのは、実は帳簿書類に関する不備です。令和元年度のOTIT業務統計では、実習実施者における違反指摘内容のうち帳簿等の備付け不備が1,645件にのぼりました。これが最多指摘項目の一つです。帳簿が整備されていないということですね。

技能実習法第20条は、実習実施者に対して「技能実習に関する帳簿書類を作成し、技能実習を行わせる事業所に備え置く」義務を課しています。具体的に整備が必要な帳簿は、①技能実習生の管理簿、②認定計画の履行状況に係る管理簿、③技能実習日誌の3点が法定必須書類です。これに加えて、実習実施者届出受理書、技能実習計画認定通知書、実習状況報告書（写し）、労働関係書類一式なども合わせて準備が必要です。

これらの帳簿には保存期間も定められており、技能実習生が技能実習を終了した日から1年間は保存しなければなりません。「もう実習は終わったから処分した」という判断は危険です。

実地検査では、帳簿の記載内容の整合性も厳しく見られます。たとえば、訪問指導記録の日付と監理費管理簿の日付が一致しているか、協定書に記載された送出機関管理費と実際の支払い額が一致しているかといった点が照らし合わされます。数字が少しずれているだけでも指摘を受けるケースがあります。

実際に実地検査を受けた監理団体の事例では、OTIT職員は内部資料のチェック一覧表を持参して確認を進めます。掲示義務がある監理団体の許可証・業務運営規定の掲示状況から始まり、常勤・非常勤の職員人数、賃金台帳、36協定の届出写し、会計資料、決算書まで幅広い資料が確認されます。これは使えそうです。

通関業に関わる実習実施者としては、技能実習計画で認定された作業内容と日々の技能実習日誌の記録が完全に対応しているか、定期的に照合する習慣をつけることが対策の第一歩です。もし計画との乖離が生じた場合は、速やかにOTITへの軽微変更届等の手続きを行うことが求められます。

旭会グローバル協同組合：機構実地検査で指摘が多い帳簿備付け不備の詳細

実地検査後の行政処分の流れ：改善勧告から認定取消まで

実地検査で法令違反や不適切な状況が確認された場合、OTITは「改善勧告書」または「改善指導書」を交付します。法令違反に該当する場合は改善勧告書、法令違反ではないが改善が望ましい場合は改善指導書です。この区別が条件です。

改善勧告・改善指導を受けた実習実施者や監理団体は、一定期日までに改善措置を行い、「改善報告書」としてOTITに提出しなければなりません。問題はここからで、改善が不十分だったり、改善しないまま放置したりすると、主務大臣（法務大臣・厚生労働大臣）による行政処分へとエスカレートします。

行政処分の内容は、実習実施者の場合は「改善命令」「実習認定の取消し」「事業者名の公表」、監理団体の場合はこれらに加えて「業務停止命令」「許可の取消し」まであります。なかでも認定取消となると、5年間は技能実習制度を利用できなくなります。痛いですね。

実際に認定取消を受けた件数は、2018年の9件から2021年には178件へと急増しています。2018年～2025年6月の累計では591件にのぼります。これは、OTITによる検査体制が強化されてきた結果とされています。違反企業が急に増えたのではなく、取り締まりが厳しくなったということですね。

行政処分の事由として知っておくべき点があります。「技能実習生のパスポートを預かっていただけ」という行為も、技能実習法第16条に規定する認定の取消事由として実際に処分対象となった事例があります。また、月最長167時間の違法残業や、虚偽の帳簿書類をOTIT職員に提示したケース、そして実地検査での虚偽の答弁も取消事由となっています。「うちはそこまでひどくはない」という認識が最も危険です。

重大な法令違反の場合は行政処分にとどまらず、刑事告発に至る場合もあります。最悪の事態を避けるためには、改善勧告を受けた段階で迅速・完全に対応することが絶対条件です。

エヌ・ビー・シー協同組合：認定取消処分件数の推移と行政処分の事由例

通関業従事者が見落としがちな実地検査との接点：業務実態と計画書の整合

通関業務に技能実習生が関わるケースでは、「通関」という職種が技能実習の移行対象職種に含まれていない点に注意が必要です。これは盲点になりやすいポイントです。技能実習の移行対象職種は農業、建設、食品製造、繊維、機械、電気など製造業・農業系が中心で、通関業務そのものは含まれていません。

では通関業者が技能実習生と全く無関係かというと、そうではありません。貨物の検査補助、梱包・仕分け作業、倉庫内での仕分け・工業包装などの業務については、関連する技能実習職種（例：工業包装職種）での実習計画が認定されている場合があります。こうした職種での実習生を抱える通関関連企業や物流企業では、実地検査が他人事ではなくなります。

具体的な注意点として、まず「実習計画に記載された業務内容と実際の作業内容が一致しているか」という確認があります。実習計画書に「工業包装作業」と記載されているのに、実際には通関書類の補助作業をさせていた場合、それは計画外の業務として指摘対象になります。

次に、OTITへの実習状況報告書（年1回提出）との整合性も確認されます。報告書の内容と帳簿書類の内容が食い違っていると、臨時検査の引き金になる可能性があります。

さらに、2021年の会計検査院報告書では、技能実習生が失踪した事案3,639件のうち約2割にあたる755件で、半年後も実地検査が実施されていなかったことが問題視されました。これを受けてOTITの実地検査体制は強化される方向にあります。検査の網の目は年々細かくなっているということですね。

通関業の担当者として実習生関連業務に携わる場合は、毎月1回程度、技能実習日誌と実習計画書を突き合わせて整合性を確認する運用ルールを設けることが推奨されます。この確認作業を月次業務に組み込んでおくだけで、実地検査への備えとして大きな差が生まれます。

実地検査への実践的な対策：通関業関連企業が今すぐできる準備

実地検査に備える上で最も重要なのは、「事前にアポが来てから準備する」という発想を捨てることです。実地検査は抜き打ちでも行われます。いつ来ても対応できる状態を日常的に維持することが基本です。

具体的な準備事項を整理します。まず、法定3帳簿（技能実習生の管理簿・認定計画の履行状況に係る管理簿・技能実習日誌）が常に最新状態で事業所に備え置かれているか確認します。「先月分はまだ記入していない」というような状態は即指摘対象です。記録はリアルタイムが条件です。

次に、事業所内の掲示物も確認が必要です。監理団体については許可証と業務運営規定（監理費表を含む）の掲示が義務付けられており、実地検査の最初に確認されます。

賃金台帳も重要な確認対象です。技能実習計画で定めた賃金額と実際の支払い額が一致しているかを確認してください。割増賃金の計算に誤りがある場合、労働基準法違反として指摘されます。実際、令和3年度の実習実施者の違反指摘件数のうち「技能実習生の待遇に関するもの」が4,350件と最多でした。この数字はコンビニ1店舗の月間来客数（約3,000人）を上回るイメージです。それほど多くの企業が待遇面で指摘を受けています。

対策として効果的なのは、外部の専門家（行政書士や技能実習に詳しい弁護士）を活用した定期的な自主監査です。実際に実地検査で使われるOTITのチェック一覧表に沿って内部確認することで、検査前に問題点を洗い出すことができます。

万が一、改善勧告書を受け取った場合は、改善内容と改善報告書の提出期限を即座に確認し、期限内に完全な形で対応することが必要です。「だいたい改善した」では不十分で、OTITによる再確認の対象になります。不十分な改善が続くと、行政処分への道が開かれます。これだけ覚えておけばOKです。

技能実習制度は2027年4月から「育成就労制度」へ移行することが決定しています。新制度でも実地検査に相当する監督体制は維持・強化される見通しです。今から適正な運用体制を整えておくことが、制度移行後も安定して外国人材を活用し続けるための最大の備えになります。

Linolaパートナーズ法律事務所：実地検査への対応と行政処分リスクを弁護士が解説