記名押印 署名捺印 違い|通関業務従事者が知るべき法的効力と実務

記名押印 署名捺印 違い

記名押印と署名捺印は重要書類での使い分けが違います。

記名押印と署名捺印の定義と違い

記名押印とは、印刷やゴム印、代筆など自筆以外の方法で氏名を記した上で印鑑を押す行為を指します。一方、署名捺印は自分で手書きした氏名に印鑑を押す行為です。

つまり記名押印が基本です。

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「押印」という言葉自体が「記名押印」の略語であり、「捺印」は「署名捺印」の略語です。そのため、記名されている書面に印鑑を押す場合は「押印」、自筆の署名に印鑑を押す場合は「捺印」という使い分けが本来の意味になります。

参考）署名捺印・記名押印の留意点

この区別は、「自筆で書いているかどうか」という一点に集約されます。記名は誰でも作成できる可能性がありますが、署名は本人の筆跡が残るため、本人性の証明において明確な差が生まれます。

つまり自筆が鍵です。

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記名押印と署名捺印の法的効力の違い

法的効力の強さは、署名捺印＞署名のみ＞記名押印＞記名のみの順番です。署名は自筆であるため、それだけで本人性が担保され、形式的証拠力を持ちます。対して記名は、押印と組み合わせてはじめて法的効力を持つとされています。

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民事訴訟法第228条4項では、「私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する」と規定されています。さらに押印がある場合、印影が本人の印鑑と一致すれば本人の意思に基づいて押印されたと推定される「二段の推定」が働きます。

参考）署名とは？記名との違いや法的効力、契約書への記載方法を解説

商法第32条でも、署名に代えて記名押印を使用できると規定されており、これは逆に言えば署名の方が法的に優位であることを示しています。どういうことでしょうか？署名は本人の筆跡という動かしがたい証拠が残るため、記名押印よりも偽造のハードルが高く、本人確認の手段として強力だからです。契約書など重要な書類では、署名捺印が推奨されるのはこのためです。

参考）記名・署名、押印・捺印の違いは？

通関業務における記名押印の実務と変遷

通関業務では、かつて通関士が審査を終えた通関書類に「記名及び押印」することが義務付けられていました。通関業法第14条に基づき、通関業者が特定の通関書類を税関に提出する際、通関士に内容を審査させ、記名させる必要があったのです。

参考）20年越しに気づいた！通関士試験の基本 通関業法6｜こうめい

しかし令和2年12月28日以降、「経済財政運営と改革の基本方針2020」に基づき、税関手続に係る押印及び署名が原則廃止されました。通関士の記名押印も、電子情報処理組織による申告では「通関士識別符号を使用させて申告等の入力」に読み替えられ、物理的な押印は不要になりました。

これは使えそうです。

参考）https://www.customs.go.jp/kaisei/tsutatsu/2021tsutatsu/2021tsutatsu504/annex4.pdf

さらに令和3年9月1日には、デジタル社会形成整備法により通関業法における押印規定自体が廃止されました。税関への提出書類における印鑑届出の受付も令和2年12月28日で取りやめとなっています。つまり現在の通関実務では、押印そのものが不要になっているということですね。

参考）http://arxiv.org/pdf/2208.00373.pdf
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記名押印 署名捺印の契約書での使い分け

契約書では、その重要度に応じて記名押印と署名捺印を使い分けるのが実務上の対応です。重要な契約書では法的効力の高い署名捺印、社内決裁など意思表示が確認できれば良いものについては記名押印という形です。

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特に通関業務に関連する委任状や権限委任証明書では、本人確認が重要になります。委任状を作成する場合、委任者本人が自筆で署名することで、代理権授与の意思が明確になります。記名のみでは、ほとんど法的効力はないとされているため注意が必要です。

厳しいところですね。

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輸出承認証の訂正や変更を要する場合の書類では、申請者（代表者ではなく担当者等でも可）の署名が必ず必要とされています。これは本人性の確認を重視する姿勢の表れです。一方で税関手続の押印廃止により、実務上は署名のみで足りるケースが増えています。

参考）https://www.meti.go.jp/policy/external_economy/trade_control/02_exandim/06_washington/cites_ex4_syorui.html

記名押印と署名の実務上の注意点

記名押印を選択する際の最大のリスクは、本人性の証明力が弱いことです。記名は誰でも作成可能なため、トラブルが起きた場合に「自分は関与していない」と主張される可能性があります。このリスクを回避するには、重要書類では必ず署名を求めるのが原則です。
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署名と記名、どちらを使うべきか迷った場合、日本の慣習として署名であっても捺印をしてもらった方が安心です。特に契約書などの重要書類では、署名捺印が実際の扱いにも合致しています。

痛いですね。

参考）届出・申請手続きの一般常識
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また、「署名または記名押印」という表記を見かけることがあります。これは、自筆署名するか、記名して押印するか、どちらかを選択できるという意味です。このような選択肢が提示されている場合でも、より確実な本人確認を求めるなら署名の方が望ましいでしょう。
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通関業務では電子化が進み押印は不要になりましたが、委任状や社内の権限委任関係を示す書類など、税関以外の場面では依然として記名押印や署名捺印の違いを理解しておく必要があります。それで大丈夫でしょうか？はい、違いを知っていれば、状況に応じて適切な方法を選択できます。
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い09-062 角川 新字源 西田太一郎 小川環樹 赤塚 忠編 記名押印あり