是正報告書フォーマットと通関業の正しい書き方

是正報告書フォーマットを通関業で正しく活用する方法

フォーマットが決まっていれば是正報告書は楽に書ける、と思っていませんか？実は、書式よりも「記載内容の質」が税関評価を左右し、内容が薄いと再検査・業務停止リスクが跳ね上がります。

是正報告書フォーマットの基本構成と必須記載項目

是正報告書には「必ずこの様式を使え」という統一フォーマットは存在しません。厚生労働省・富山労働局が作成したガイドラインにも、「任意の様式で是正・改善報告書を作成して構いません」と明記されています。これは通関業における税関向け報告も同様で、内容さえ満たしていれば書式は問われません。

ただし、任意様式であっても必ず盛り込むべき記載項目があります。その項目を以下の表で整理しておきましょう。

記載項目	内容のポイント
① 提出先・提出者	報告先機関名と、報告権限者の所属・氏名・職名を明記する
② 指摘事項の転記	税関や監督署から渡された勧告書・指導票の記載をそのまま転記（省略は可）
③ 是正・改善の具体的内容	「何を・いつまでに・誰が」行ったかを明確に記述。写真や書類の写しを添付
④ 是正実施日	対応を実施した具体的な年月日を記載する
⑤ 担当者・責任者名	誰が責任をもって点検・実施したかを明示する
⑥ 再発防止策・効果確認方法	仕組みや手順書の改訂内容と、いつ・何をもって効果確認とするかを記述

通関業務においては、税関の指摘事項に加え、コンプライアンスプログラム（CP）に基づく内部監査での指摘も是正報告書の対象となります。提出先・提出者の記載は省略しがちですが、これが抜けると正式な報告文書として受理されないリスクがあります。記載は必須です。

報告書の提出方法についても確認しておきましょう。労働基準監督署向けの報告ではFAX提出が不可で郵送が基本とされており、税関向けの内部監査結果報告も同様に書面での提出が求められます。郵送か持参かは事前に担当窓口へ確認するのが確実です。

参考リンク（任意様式でよい是正報告書の書き方と作成例 / 厚生労働省・富山労働局）。
是正・改善報告書を作成する際のポイント（富山労働局）

是正報告書フォーマットで根本原因を深掘りする書き方

是正報告書で最も差が出るのが「原因分析」の深さです。「担当者の確認不足」「注意不足」といった人為的ミスだけを原因に挙げてしまうのは、通関業者として非常によくある失敗パターンです。これは根本原因ではなく、あくまで表面的な結果にすぎません。

根本原因の追究には「5Why（なぜなぜ分析）」が有効です。たとえば、NACCSへの登録漏れが発生した場合を例に挙げます。

• なぜ①：見本持出搬出確認登録（MHO業務）の入力が漏れた




• なぜ②：担当者がMHO業務の実施タイミングを理解していなかった




• なぜ③：業務引き継ぎ時にNACCS登録のチェックリストが共有されていなかった




• なぜ④：手順書が古く、第6次NACCSへの移行後も更新されていなかった




• 根本原因：手順書の定期改訂ルールが存在していなかった

根本原因はここが問題です。最終的には「仕組みそのものの不備」にたどり着かなければ、再発防止策は絵に描いた餅になってしまいます。

原因分析を書き終えたら、是正措置は必ず「誰が・何を・いつまでに」という構文で書きます。大阪税関の内部監査研修資料でも、是正報告書における指摘事項の記載は「具体的な改善内容を書面で明確に記載すること」が要件として示されています。

また、是正措置を実施した証拠として写真・書類の写しを添付することが推奨されています。たとえば手順書を改訂したなら改訂版の写しを、担当者への教育を実施したなら出席記録や研修資料の写しを添えます。文章だけで終わらせないのがポイントです。

参考リンク（AEO認定通関業者向け内部監査のポイントと監査結果の報告要領）。
内部監査について（効果的な内部監査のために）大阪税関監視部（日本関税協会）

是正報告書フォーマットで再発防止策と効果確認を一体で書く方法

再発防止策と効果確認は、是正報告書の中でも最も審査員や税関が注目する部分です。「今後注意する」「研修を実施する」といった記述は、富山労働局のガイドラインでも「漠然とした内容のため不可」と明示されています。これは通関業の是正報告書でもまったく同じ基準が適用されます。

効果確認の書き方には、具体的な指標と確認時期の設定が不可欠です。たとえば以下のように書くと説得力が増します。

• ❌ NG例：「再発防止に向けて社員教育を徹底する」




• ✅ OK例：「MHO業務の手順書を2025年5月31日までに改訂し、全通関担当者（8名）への説明会を6月15日までに実施。7月の内部監査チェックリストでMHO入力漏れゼロを確認する」

数値や具体的な人数・日付が入ると、報告書の信頼性が格段に高まります。これは会社のコンプライアンス姿勢を示す書類でもあるため、読み手（税関担当官）が「本当にやっている」と判断できる内容にすることが大切です。

再発防止策は短期対策と長期対策に分けて記載するとさらに整理しやすくなります。短期対策は「今回の問題を封じる応急処置」、長期対策は「同種の問題が組織全体で起きない仕組み作り」として区別します。たとえば、短期対策では関係者への周知徹底、長期対策では手順書の定期改訂ルールの制定や内部監査チェックリストへの項目追加を盛り込む形が効果的です。

効果の確認が完了したら、その結果を記録として保存することも忘れてはなりません。AEO認定通関業者の場合、内部監査結果は原則毎年税関に提出する義務があり、効果確認記録はその根拠資料となります。記録は最低1年保存が必要です（非AEO事業者は2年、または業務検査を受けた日まで）。

是正報告書フォーマットをAEO内部監査と連動させる実務テクニック

通関業者がAEO（認定事業者）認定を取得・維持するためには、内部監査を毎年実施し、その結果を税関に提出することが関税法基本通達で義務付けられています。是正報告書は、この内部監査サイクルの中核に位置する文書です。

大阪税関の研修資料によると、内部監査で非違（ルール違反）が発覚した場合、税関への自主申告の有無と是正の速度によって「処分点数」が変わります。自ら申告した場合は合計点数から1/2の減算、さらに改善策を速やかに実行した場合は追加で10点の減算を受けられます。これは非常に大きなメリットです。

処分点数の仕組みを図解すると、次のようになります。

状況	処分点数の扱い
税関の業務検査で非違が発覚した場合	通常の処分点数が適用される
内部監査で自ら発見し税関へ自主申告した場合	合計点数から1/2の減算
上記に加え、改善策を速やかに実行した場合	さらに合計点数から10点の減算

つまり、是正報告書の質が高く、改善が迅速であれば、AEO資格停止のリスクを大幅に下げられます。これが原則です。

内部監査チェックリストには「○」や「問題なし」だけの記載ではなく、「二重チェックが徹底され、相互にけん制する体制が整っている」「前回指摘事項は○○することにより改善された」といった具体的な文章を書くことが求められています。指摘事項についても「外国貨物の搬出入作業が手順書と異なっているため、実態に則した手順書への改訂が必要」のように、何を・なぜ改善するのかが読み手に伝わる表現が必要です。

是正報告書の内容が充実していると、次回の内部監査でフォローアップがしやすくなるという副次効果もあります。前回の指摘事項と改善内容が明記されていれば、今回の監査でその効果を確認するだけで済むため、監査工数も削減できます。これは使えそうです。

参考リンク（AEO通関業者向けのコンプライアンスプログラム雛形と監査体制の整備内容）。
輸出入関連業務に係る法令遵守規則（認定通関業者用）（税関）

是正報告書フォーマットを通関業独自の視点で見直す：形骸化を防ぐ運用設計

是正報告書は「提出したら終わり」と思われがちな書類です。しかし、最も危険なのは報告書が形骸化することで、書式だけ整えて実際の業務改善が伴っていないケースです。大阪税関の内部監査資料でも、「内部監査において改善要請事項があったにもかかわらず、改善・見直しがなされていなかった」「監査チェックリストが業務実態に対応していないものを使用していた」という注意事例が具体的に示されています。

形骸化を防ぐためには、是正報告書の作成・提出・フォローアップを一連のサイクルとして設計することが重要です。以下の3段階で運用を整備すると効果的です。

• 🔹 作成フェーズ：指摘発生直後に担当部門が草案を作成。5Why分析で根本原因を特定し、フォーマットの各項目を埋める




• 🔹 承認フェーズ：部門長または通関主任者が内容を確認・承認。曖昧な再発防止策は書き直しを指示する




• 🔹 フォローアップフェーズ：是正実施日から1ヵ月後に担当者が効果確認を実施し、内部監査チェックリストに記録。次回監査で確認済みと判断できる状態にする

通関業者特有の実務上の注意点として、NACCS業務に関連した是正報告書では、業務の変更がNACCSの入力手順書・マニュアルにも反映されているかを必ず確認します。手順書だけ更新してNACCSの実操作に反映されていないケースが、現場で繰り返し発生しています。第6次NACCS移行後は、配信スケジュールや登録業務の種類が変わっているため、古いチェックリストがそのまま使われていることも珍しくありません。是正報告書の作成を機に、手順書とチェックリストを最新化しておくことが賢明です。

また、是正報告書はコンプライアンス体制の証拠書類でもあります。通関業法第22条に基づき、通関業務に関する書類は3年間の保存が義務付けられています（AEO事業者は1年）。是正報告書もその対象に含まれるため、電磁的記録として保存する場合は税関への届出が必要な場合があります。保存ルールの確認も合わせて行いましょう。

是正報告書を社内で横展開することも大切です。1件の是正報告書が示す問題と改善策は、他の支店・営業所でも同様に発生しうる課題です。定例ミーティングや社内研修の場で共有し、同種の問題が組織全体で防がれる仕組みを作ることが、長期的なコンプライアンス体制の強化につながります。

参考リンク（AEO認定通関業者の内部監査チェックリスト記載例と提出義務の詳細）。
内部監査チェックリスト（認定通関業者用）（税関）