郵便物追跡番号わからない時の調査方法と通関業務の対処法

郵便物追跡番号わからない時の対処

追跡番号がなくても、実はお知らせ番号で郵便局に直接問い合わせると荷物を特定できます。

郵便物の追跡番号とお知らせ番号の違い

追跡番号は11～13桁の数字または英数字で構成され、一般利用者が荷物の配送状況を確認するために使う番号です。ゆうパックなら12桁、簡易書留なら11桁、国際郵便なら13桁（英字2桁+数字9桁+英字2桁）という形式になっています。
参考）日本郵便の追跡結果 - 追跡DB

これに対してお知らせ番号は6桁または8桁の数字で、郵便局内部で荷物を管理するための番号です。定形外郵便のように元々追跡番号がない郵便物が不在で持ち帰りになった際、郵便局が荷物を特定しやすくするために作成されます。つまり郵便局の作業効率化が目的です。
参考）郵便局のお知らせ番号で追跡できない理由と対策
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お知らせ番号では郵便追跡サービスでの検索はできません。ただし再配達依頼の電話でオペレーターにお知らせ番号を伝えると、荷物の特定がスムーズになります。この時ナビダイヤルは利用できないので、直接オペレーターに連絡する必要があります。​
通関業務に携わる方は、荷受人から「追跡できない」という相談を受けた際、まずどちらの番号を見ているか確認しましょう。お知らせ番号で追跡しようとしている可能性があります。

郵便物の追跡番号がわからない時の確認方法

まず送り主に連絡して追跡番号を教えてもらうのが最も確実です。送り主は控えの伝票や発送履歴に追跡番号を記録しているはずです。業務上の取引であれば、送り主側にも追跡番号の保管義務がある場合が多いでしょう。
参考）日本郵便の追跡番号がわからない時に使える確認方法とスムーズな…
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不在票が手元にあるなら、そこに記載されたQRコードを読み取る方法があります。QRコードには追跡番号やお知らせ番号の情報が含まれており、読み取ると自動的に再配達申し込みページに移動します。追跡番号が直接記載されていなくても、この方法なら番号を知らずに手続きできます。
参考）追跡・お知らせ番号入力

郵便局窓口で本人確認書類を提示して照会してもらう方法もあります。身分証明書と荷物の発送元情報（差出人名や発送日など）があれば、郵便局側で検索できる可能性があります。ただし個人情報保護の観点から、本人確認が厳格に行われます。​
連続番号検索という機能を使って推測する方法もあります。日本郵便の追跡サービスには、連続する複数の追跡番号をまとめて検索できる機能があり、同時期に発送された荷物の番号から推測できる場合があります。これは通関業務で複数の荷物を扱う際に便利です。

国際郵便の追跡番号がわからない場合の対応

国際郵便の追跡番号は「英字2桁+数字9桁+英字2桁」の13桁形式が標準です。この形式以外の番号（例：CNG+14桁の数字、LP+14桁の数字など）では、日本郵便の追跡サービスで照会できません。つまり形式が合わないと検索不可です。
参考）https://www.customs.go.jp/tokyo/yuubin/postal_qa/tuiseki.htm

日本郵便の追跡サービスで見つからない場合でも、配送先国の郵便局サイトで検索できる可能性があります。各国の郵便局は独自の追跡システムを持っているため、「海外の郵便局リンク」から該当国のサイトにアクセスして検索してみましょう。​
海外通販サイトからの購入品が届かない場合、まず国際郵便の追跡サービスで郵便物番号を入力して配送状況を確認します。通関手続中の表示が出ていれば税関で審査中ということです。この段階で数日間動きがないのは通常の範囲内です。
参考）https://www.customs.go.jp/news/news/caution20200626.htm

税関での手続きに関する問い合わせは、最寄りの税関相談官に連絡します。東京税関の場合、税関相談官の受付時間は月～金曜日の9:00～12:00と13:00～17:00です。国際郵便物の番号以外の追跡番号（運送業者独自の番号など）は、税関では調べられないので注意が必要です。
参考）https://www.customs.go.jp/tetsuzuki/c-answer/kokusaiyubin/6106_jr.htm

通関業務従事者が知るべき郵便追跡の特殊ケース

税関のシステムと郵便局の追跡システムは連携していません。つまり税関側ではトラッキングナンバーを基に通関状況を調べることができないのです。通関業務で荷受人から「いつ届くか」と問われても、追跡番号だけでは通関の進捗まで把握できません。
参考）https://www.customs.go.jp/yokohama/notice/sodankan_shitsumon.html
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輸入貨物の状況確認は、まず日本郵便の国際郵便追跡サービスで配送状況を確認するのが原則です。その後、通関手続きの詳細が必要なら税関相談官に問い合わせる流れになります。二段階の確認が基本です。​
国際郵便物の未到着や破損に関する問い合わせは、最寄りの税関相談官が窓口です。ただし追跡番号がわからない状態では調査が困難になります。発送元に追跡番号の再確認を依頼するか、インボイスや契約書などの発送記録を用意しておくと調査がスムーズです。​
照会対応には通常3～5営業日程度の期限があり、これを過ぎると申告が「不備あり」と判断される場合があります。通関保留、ペナルティ、追徴課税の対象になるリスクもあるため、追跡番号不明時でも迅速な対応が求められます。期限厳守が鉄則です。
参考）税関からの照会対応～誤解を防ぐ説明方法とは？
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通関業務従事者としては、荷主や輸入者に対して「追跡番号は必ず控えておくこと」を事前に周知しておくべきでしょう。番号不明になると調査に時間がかかり、業務全体の遅延につながります。

追跡できない理由と郵便局への問い合わせ方法

追跡番号の入力ミスは最も多い原因です。11～13桁の長い番号を手入力すると、数字の読み間違いや入力漏れが起きやすくなります。特に「0」と「O」、「1」と「I」の見間違いに注意しましょう。まずは番号を再確認です。​
追跡情報の反映には時間がかかる場合があります。郵便物を差し出した直後は、システムに情報が登録されていないため「お問い合わせ番号が見つかりません」と表示されることがあります。数時間から1日程度待ってから再度検索すると、情報が表示される可能性があります。
参考）荷物の追跡サービスを利用したところ、「お問い合わせ番号が見つ…

郵便局の手続きミスやシステムエラーも考えられます。追跡番号のバーコードスキャンが漏れていたり、システム障害で情報が更新されていない場合があります。このようなケースでは、差出郵便局または配達担当郵便局に直接問い合わせる必要があります。​
再配達の依頼はコールセンター（0570-046-666）で受け付けています。受付時間は全日8:00～21:00で、通話料は有料です。PHSや一部のIP電話からは利用できないので注意しましょう。追跡番号またはお知らせ番号を手元に用意してから電話すると、スムーズに手続きできます。​
国際郵便では追跡できない地域があります。配送先国の郵便システムが追跡に対応していない場合、日本国内での最終ステータス（「国際交換局から発送」など）以降の更新がありません。この場合は配送先国の郵便局に直接問い合わせるしかありませんが、言語の壁もあり困難なケースが多いでしょう。​
通関業務では、こうした追跡不可ケースを想定して、荷主に事前説明しておくことが重要です。「追跡番号があっても全ての国で追跡できるわけではない」という認識を共有しておくと、トラブル時の対応が円滑になります。予備知識が鍵ですね。

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